ライティング業務効率化のコツは、考える時間と執筆時間を分けることです。ライティング業務を効率化させることで、2000文字の高品質な記事を1時間で仕上げることが可能です。
読者像想定や提供する情報のリサーチ、構成作成を先に行うことにより、頭を悩ませながら執筆することを防げます。
目次
ライティング業務を効率化するコツ
ライティング業務を効率化する際に最も気をつけることは、記事のクオリティを落とさずに少ない時間で多くの文章量を作成することです。単純に文章のクオリティを下げて素早く文章を作成するだけならば簡単ですが、信頼性・品質の低い文章は読者の満足度が低下するのはもちろんのことSEOの観点からも望ましくありません。
記事の品質を落とさずにライティング業務を効率化するためには、記事の信頼性・品質を担保する作業時間を確保しながら、その他の無駄な作業は極限まで削らなければなりません。
1.業務効率化ツールを使いこなす
ライティング業務を効率化する方法としてまずツールに頼ることが重要です。ツールを使うのはただ記事作成にかかる時間を短縮するだけではなく、記事の品質を担保するためでもあります。代表的なツールを5つ紹介します。
SEOキーワードの厳選とコンテンツのコンセプト作りに使用できる【Ubersuggest】
Ubersuggest
記事を制作する最初期段階で行うのがSEOキーワードの厳選とコンテンツのコンセプト作りです。大抵のコンテンツの場合は自然検索からの集客を想定していますので、狙うキーワードの検索ボリュームや共起語、競合のコンテンツなどについても調査しなければなりません。
これらの記事制作の前提となる調査時に活躍するのがUbersuggestというツールです。Ubersuggestの入力画面に狙うキーワードを入力すれば、検索ボリュームや関連するキーワードやコンテンツの候補などが自動的に調査・出力されるようになっています。
さらに競合Webサイトのトラフィック予測、自社サイトの監査などにも活用できるのでコンテンツマーケティングを実施するにあたって色々な局面で活躍します。
なお、基本的に無料で使用できますが詳しい情報を閲覧するためにはGoogleアカウントへのログインが必要となります。
メジャーな文章作成ソフトかつ校正機能もついている【Microsoft Word】
Microsoft Word
Windowsに標準搭載されているメモ帳や無料で使用できるGoogleドキュメントのようなツールもありますが、文章作成において最もメジャーかつ便利なツールはマイクロソフトのWordです。
ExcelやPowerPointなど他のビジネスシーンで使用するアプリとセットでOffice365として月々1,000円程度で契約できるので、有料ですが契約しておいた方が良いでしょう。
Wordには文字のカウント機能、校正機能、検索/置換機能、脚注挿入機能、表や画像、グラフの挿入などあらゆる機能が完備されているので、文章を書く際に機能の不備で不満を抱くことは無いでしょう。
表現のバリエーションを広げたい際に役立つ【weblio】
weblio
文章を書く際に何度も同じ表現を使うと冗長な印象を与えたり、似たような意味で他の表現をしたりしたくなる場合があります。そういったケースで役に立つのが統合型百科事典サイトのweblioです。
weblioには500以上の辞典から1,100万語以上の単語が収録されており、一部の専門用語を除けば日常的に使用するほとんどの単語をカバーしています。文章を書くにあたって単語の意味を改めて調べたり、類語を検索したり、外国語を日本語に翻訳したりとさまざまなシチュエーションで活用できます。
コピペを簡単にチェック、オリジナリティの高い文章作成に使える【CopyContentDetector】
CopyContentDetector
コンテンツマーケティングを実施するにあたって、回避するべきなのが他サイトとの文章の重複です。他サイトからのコピー&ペーストで文章を作成してはいけないのはもちろん、用語説明などのオリジナリティを出しにくいテーマで記事を制作していると、意図せずに似通った文章になってしまうこともあります。
Web上に制作した記事と似通った文章が存在しないかコピペチェックの際に使用できるのがCopyContentDetectorというツールです。
CopyContentDetectorの入力画面に制作した記事を入力すれば、Web上に似通った文章が存在しないかを類似度、一致率、テキスト判定の3つのパターンから調査して、具体的にWeb上のどのコンテンツとどのように重複しているのかを提示してくれます。
日頃から記事の「ネタ」を貯めておける【Evernote】
Evernote
記事の中には取材が伴うものや、日常のふとした思い付きを元に作成するものもあります。こうしたライティングの前提となるアイデアや取材情報を蓄積するのに役立つのがEvernoteというツールです。
Evernoteは文章、音声、画像などさまざまな情報を統合的に保存できるツールです。他にも、気になったWeb記事を保存するWebクリッパー機能、タスクを管理するToDo機能などライティング業務に必要な機能が充実しています。
クラウド型のツールなのでパソコン・スマホの両方からアクセスできますし、iOS、Androidの両方に対応したアプリケーションも公開されています。
2.タイプミスを減らす
たとえば、1秒に1文字ずつの文字入力といえばかなりゆっくりとしたスピードですが、それでも1時間で1,800文字となります。さらに、慣れている人なら15分で2,000文字程度のタイピングも可能です。
しかし、実際には多くの人がこのスピードでは文章は作成できません。文章を書く際に時間がかかる原因は文章の中身を考えなければならなかったり、後から文章の順番や言い回しを変更したりすることにもありますが、単純なタイプミスもライティングの作業時間を伸ばす原因となっています。よって、タイプミスを減らすことにより文章作成のスピード向上が期待できます。
対策1：タイピングの練習をする
タイプミスを減らす手段としてオーソドックスなのがタイピングの練習です。タイピングソフトを使ったり、ベンチマークしているメディアの記事を書き写してみたりとさまざまな方法が考えられますが、ライターは既に存在する文章を書き写すのが仕事ではなく、新しい文章を作るのが仕事です。
よって、先に正解の文章があってお手本を写すライティングよりも、目標時間と文字数を決めて日記やあらかじめ決めたテーマに則った文章を作成するなど、文章を考えることから自分で行う練習をした方が良いでしょう。
対策2：タイプミスが減るキーボードを使う
練習と並んで重要なのが使用するキーボードです。タイプ速度を高めミスを減らすためには正確なブラインドタッチが必要になります。ただし、ブラインドダッチだと手元を見ないので感覚に頼る部分が多く、使用するキーボードによって書きやすさ、書きにくさが大きく違います。
たとえば、キーボードごとにキー同士の間隔、キーを押した時の感触などは違いますし、キーの配列も微妙に異なります。
ノートパソコンを使用する場合は内蔵されているキーボードに慣れるしかありませんが、デスクトップタイプでキーボードを変更できる場合は自分にとってタイプし心地が良いキーボードを選んだ方が良いでしょう。
3.読者はなぜその情報が知りたいのかをリサーチする
読者の知りたい情報をリサーチする方法としては、色々なサイトを調査する方法やペルソナにマッチングしたユーザーにインタビューする方法などがある
信頼性と有用性が高いコンテンツを制作するためには、読者像を明確にした上で、読者が知りたいと思う情報を理解しやすいように記事の中に盛り込まなければなりません。
そのためには、リサーチが必要ですがリサーチ前提となるのが読者のニーズの把握です。
対策1：共起語を調べる
読者のニーズの目安となるのが共起語です。共起語とはあるキーワードに対して同時に出現しやすいキーワードのことを指します。
特定の検索キーワードに対して発生する共起語を調べれば、読者がどのようなことに関心があるのかを単語レベルで把握できます。
対策2：まとめサイトなど見て他サイトのコンテンツを読み込む
競合のコンテンツから読者のニーズを把握することもできます。たとえば狙っている検索キーワードで上位に表示されているサイトから検索エンジンに高く評価される記事の内容を把握したり、まとめサイトからどのような記事が好まれる傾向があるのかを分析したりできます。
ただし、参考にならない情報も多いので目安に留めておいた方が良いでしょう。
対策3：質問サイトを調べる
「ヤフー知恵袋」「教えて!Goo」のような質問サイトにもニーズに関するヒントが眠っています。検索窓に狙っているキーワードを入力すると関連する質問を閲覧できます。
質問の答え自体は参考にならないことも多いですが、閲覧数が多い質問は読者が何らかの問題で悩んでそのスレッドに到達している可能性が高いと考えられます。
対策4：ペルソナにマッチしたユーザーにヒアリングする
Web上からまったく読者のニーズが読み取れない場合は、ペルソナにマッチングしたユーザーにインタビューして、ユーザーの関心・興味を推定してニーズをリサーチする手法もあります。
ただし、手間がかかるしそれほどリサーチの精度が高くないことも多いので、ライターがある程度読者のニーズを想定したうえでコンテンツを作成、ユーザーの反応を見ながら徐々に改善していく手法も考えられます。
4.信頼できる情報元をリサーチしておく
信頼できる情報をライティングするためには、信ぴょう性の高い発信者の情報や元となった情報を引用する、または自らが精通している分野の情報を利用するといった方法がある
記事の信頼性を高めるためには信頼できる情報元をリサーチしなければなりません。
インターネット上には政府や地方自治体が発表しているオフィシャルな資料、企業が発信している情報、個人が記名して発信している情報、個人が匿名で自分の媒体で発信している情報、5ちゃんねるのような匿名掲示板で流通している情報など情報元によってさまざまな情報に分類できます。
対策1：発信者が分からない情報は基本的に引用しない
リサーチした情報のうち原則として発信者が分からない情報は引用しない方が良いでしょう。発信者が分からないということは発信者が責任を取らないということであり、信ぴょう性の無い情報も流しやすいのでデマに惑わされてコンテンツの質が低くなります。
さらに発信者が判明している情報でも公的機関のような信頼のおける機関が発表している情報をベースにコンテンツを作成した方が良いでしょう。
実名で活動しているその道の専門家、民間の機関なども情報ソースとして引用できますが、できるだけ信頼性が高いと思う発信者の情報だけを引用するようにしてください。
対策2：一次情報までさかのぼる
情報は互いに参照・引用されることによって伝播します。そして、全ての記事に書かれている情報元となった情報を一次情報と呼びます。
記事を作成する際は、一次情報までさかのぼった方が良いです。一次情報から二次、三次情報と情報が伝播していくにあたって微妙に歪んで解釈されたり、一次情報の方が情報は豊富なことが多かったりするからです。
なお、一次情報までさかのぼった結果、一次情報がそもそも信頼できそうにないソースだった場合は、引用するか否か慎重に考えた方が良いでしょう。
対策3：自ら一次情報を作り出すことに価値がある
一次情報までさかのぼることも重要ですが、より重要なのが自ら一次情報を作り出すことです。Googleのクローラーから高評価を得る、読者を満足させる記事を作成するためには、既存の情報を分析・統合して読者にわかりやすい形で提供することも重要ですが、自らオリジナリティのある一次情報を読者に提供することも必要です。
オリジナリティのある一次情報を読者に提供するという意味では、ライティングの技術がいくら高くてリサーチに膨大な時間をかけたとしても、深い知識を持った実務経験者には勝てないケースが多いです。
5.構成を先に作成しておく
リサーチと並行して進めるべき作業がコンテンツの構成の作成です。全ての情報を調べた上で思いのままに記事を書いてしまうと、余計な情報まで含んで長いわりに読者の要望を満たさない冗長な記事になったり、記事を途中まで書き進めたものの構成を変更する必要が発生してせっかく書いた文章をまるまる削除したりといった問題がはっせいしがちです。
短い時間で整理された文章を制作するためには、まず文章を書く前に構成を先に進めておく方が良いでしょう。
対策1：構成が先か、リサーチが先か
構成が先か、リサーチが先かという問題はライターのスタンスによります。ただし、構成とリサーチはほぼ同時に行うべき事柄です。
読者のニーズを調査した段階で概ねの構成の方向性は決まりますし、構成を決めずに細部の調査をするとリサーチに膨大な時間が必要になります。
構成は読者のニーズ調査と共に考えて、構成に必要な情報を収集・分析する作業は構成が決まって具体的にライティングに取り組む前で良いでしょう。
対策2：無駄に情報を付加しすぎない
構成を考えるにあたって注意すべきは無駄な情報を付加し過ぎないことです。検索キーワードから導き出されるニーズのみに対応した情報を読者に提示すべきであって、付加的に紹介すべき情報については別の検索キーワードを狙う記事で紹介した方が良いでしょう。
特に共起語を深くまで調べると、そのキーワードに関係する比較的優先順位の低い話題まで拾って、コンテンツが膨張する傾向にあります。
6.見出しの1行目は結論から書くと決めておく
文章の書き方には色々なフォーマットがありますが、SEO対策用の記事を作成するにあたって採用すべきなのが、PREP法です。
PREP法とは、主にビジネスシーンやプレゼンテーションで用いられる文章構成の手法で
P：Point(結論)
R：Reason(理由)
E：Example(事例)
P：Point(結論)
という順番で自分の主張を文章化します。ポイントは最初に結論を置くことで自分の主張を明確にし、読者になぜその結論になるのかという興味を抱かせます。特にWebコンテンツの場合、結論をユーザーにファーストビューで示しておかないと、そこから先の文章を読んでもらえずに離脱率が高まる傾向があります。
対策1：見出しと要旨は先にまとめておく
構成を肉付けして具体的な文章にする際のポイントとして、各見出しに対する要旨や先に書いておいた方が良いでしょう。各見出しの要旨を先に書いておくことによって、その見出し内でどのような主旨の文章を書けば良いのかが明確になるのはもちろんのこと、記事全体の流れもイメージしやすくなります。
対策2：実際に書いていく中での微調整は必要
見出しと要旨を肉付けして記事を作成しますが、必ずしも構成が記事としてベストな状態とは限りません。実際に文章を書いていく中で、構成の順番を変えた方が良いケースがあったり、要旨を少し変えた方が記事としてまとまりがでたりするケースもあります。
基本的には見出し・要旨をベースに記事を作っていくべきですが、細部を書かないとわからないこともあるので、実際に記事を作成しながら記事全体を最適化してください。
7.原稿完成後、声に出して音読する
原稿が完成しても、すぐにアップロードするべきではありません。完成直後の原稿には誤字脱字が含まれているのはもちろんのこと、後から客観的に見るとおかしい表現が含まれていることもあります。記事の完成度をより高めるためには、文章完成後に校閲・校正を行い、文章の細部までこだわった方が良いでしょう。
校閲・校正の手法として良いのが声に出して作成した記事を音読することです。作成した記事を音読することによって、文章を目、口、耳などあらゆる感覚器でチェックできるので、校閲・校正の精度が高まります。
ちなみに、原稿の完成直後は頭脳が疲労していることも多いので、少し時間をとってリラックスしてから音読を行った方が良いでしょう。
言葉選びや表現に根拠を持つことで、修正が減る
修正は多いとせっかく制作した文章に削除、追記を加えなければならないので二度手間・三度手間になります。7つの鉄則を活用してライティング作業を効率化することも有効ですが、そもそも言葉選びや表現に根拠を持つことによっても修正を減らし、ライティングにかかる時間を削減することが可能です。
特に構成と文章作成で別々の担当者がいる場合は、お互いの意思疎通が充分でないことから、原稿の修正が発生するケースもあります。十分な意思疎通をするためには「なぜ●●という表現を使ったのか」など構成担当者の意図を先に伝えておくことによって修正が減ります。
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